Rillion – automatiserad fakturakontering och flödeshantering

Rillion är ett ledande programvara som automatiserar fakturahanteringen för företag. Rillion hanterar över 40 miljoner fakturor om året. År 2023 rapporterade företaget en årsomsättning på över 150 miljoner SEK och betjänade över 3000 kunder i hela Norden och USA.

Utmaningen

Rillion tänjer på gränserna för automatisering i syfte att minska tiden som ekonomiavdelningar lägger på hanteringen av leverantörsfakturor. Referensmatchningen är det främsta verktyget som användes för att automatisera konteringen och attest av icke-orderbaserade fakturor i Rillions programvara. Detta är en regelbaserad automation som innebär att användare som jobbar med leverantörsreskontra behöver skapa mallar för varje leverantör. När mallarna väl är skapade matchas inkommande fakturor från registrerade leverantörer automatiskt mot dem och sparar därmed tid vid hanteringen av återkommande leverantörsfakturor.

Att skapa konterings- och attestmallar för nya leverantörer tar en betydande del av användarnas tid – uppskattningsvis upp till fem minuter per leverantör – och betraktas som en ”tråkig administrativ uppgift”. En användare på Rillion ägnade omkring 70% av hans arbetstid åt att skapa konteringsmallar, registrera fakturor och skicka dem till attest.

I takt med att leverantörsbasen växer ökar arbetsbördan ytterligare och användarna förlitar sig på Rillions kundsupportteam för att uppdatera mallarna i databasen, vilket flyttar arbetsbördan till Rillion.

“Att skapa mallar är en irritationsmoment, som är otroligt skönt att slippa."

Lösningen

Rillion samarbetar med Omnimodular för att leverera AI-drivna kontering och attestflöde för leverantörsfakturor till Rillions kunder. Omnimodulars vitmärkta AI-tjänst genererar förslag för samtliga konteringsdimentionerna och attestflöde baserat på historisk fakturadata. Om AI-genererade förslag är felaktiga gör användare nödvändiga justeringar. AI-modellen lär sig av korrigeringarna och förbättrar framtida förslag.

Genom att integrera AI i Rillions programvara slipper användarna manuellt skapa mallar för nya leverantörer och sparar upp till 40% sin tid som tidigare lagt på regelskapande.

AI-implementeringen kräver ingen extra insats från Rillions användare eftersom AI-tjänst integrerades sömlöst i de befintliga arbetsflödena, vilket omedelbart ökade effektiviteten.

Resultat

Leverantörsreskontraspecialisten på Rillion beskriver AI-tjänsten som en riktig "game-changer" för Rillions programvara, eftersom han nu lägger 40% mindre tid på fakturakontering och attestflöden – en uppgift som före AI-automatiseringen tog upp till 70% av hans arbetsbörda.
Vår AI tjänst skapar konterings- och flödesförslag även för fakturor från nya leverantörer. Behovet av manuell mallskapning – tidigare en uppgift på 3–5 minuter per leverantör – har därmed eliminerats.
När Rillions ledning insåg effektiviseringsvinsterna med AI-automatiseringen kunde man omfördela resurser internt och ytterligare förenkla processen.

“Det allra bästa med AI, (som jag inte trodde skulle fungera, men som faktiskt fungerade på en gång) är att man kan använda AI:t på helt nya leverantörer. Det sparar enormt med tid jämfört med hur vi jobbade innan, hur våra kunder jobbade innan. Det imponerar.”